Pokyny pro ruční šití spisů, listů a složek nitěmi

Když uslyšíte slovo „šít“, většina lidí si vybaví věci: kalhoty, prostěradlo, polštář, povlak na polštář, bundu nebo dokonce plyšovou hračku. Jen málo lidí si uvědomuje, pokud ovšem nejsou kancelářskými pracovníky, že dokumenty lze také šít. Někdy je to mnohem důležitější než šití povlaku na peřinu. Jak víte, téměř všechny organizace a podniky již přešly na interní elektronickou správu dokumentů při spolupráci s dodavateli a dokonce i při podávání daňových přiznání k příjmu a soudních rozhodnutí.

Navzdory všeobecné informatizaci jsou papírové dokumenty pro právnické osoby stále důležité. Aby se zabránilo ztrátě nebo záměně dokumentů, je třeba je sešívat. Navzdory zdánlivé jednoduchosti procesu je to velmi důležité, takže každý by měl vědět, jak správně ručně sešívat dokumenty a jak podávat žaloby. Více o tom níže.

Jaké dokumenty se v kancelářské práci sešívají

Dokumenty je třeba sešívat, aby se neztratily nebo nenahradily, a také kvůli obrovskému množství dokumentace se sešívají podle potřeby, což pomáhá předcházet nejasnostem.

Obvykle se šijí ty dokumenty, které mají být předloženy do archivu, zaslány k nahlášení nebo které mají pro vlastníka zvláštní hodnotu.

Seznam papírů, které musí být bezchybně sešité:

• Ověření;
• Archivní;
• Účetnictví;
• Personál.

Materiály potřebné pro šití dokumentů nitěmi

Pokud sešíváte dokumenty klasickou metodou, musíte mít s sebou následující materiály:

• Obálky. Existují tři typy: běžné - velikost takových obálek je 22,9 x 32,4 cm (tato velikost je vhodná pro standardní dokumentární papír formátu A4); nestandardní - obálky tohoto typu se používají, když se velikost papírů liší od standardní; pro archivní uložení - takové obálky se vyrábějí ve velkém množství formátů (jsou vyrobeny z velmi tvrdé lepenky, což přispívá k dlouhodobému uložení dokumentace).
• Certifikační list. Po kompletním sešití a očíslování dokumentace je nutné vytvořit certifikační nápis. Provádí se na samostatném listu papíru a je umístěn na zadní straně posledního listu složky. Nápis musí být nalepen speciálním lepidlem, aby časem neodpadl.
• Nůžky a lepidlo.
• Děrovač.
• Jehly různých velikostí, nit, šídlo, provaz nebo motouz.

V obvyklém případě se listy dokumentů upevňují nitěmi. Takto se spojuje malá hromádka papíru. Pro tento typ šití se obvykle používá jehla a děrovačka na papírnictví, po které se nit zajistí podpisovou nálepkou, která označuje, že dokumentace byla ověřena. Pro upevnění mnoha listů papíru se používá silný provázek nebo šroubovák.

Jak správně sešívat dokumenty: Podrobné pokyny

Existuje několik možností pro sešívání souborů a dokumentace. Rozdíly mezi nimi spočívají v tom, že všechny metody mají jiný počet otvorů a vzdálenost mezi nimi.

Ve dvou dírách

Nejjednodušší metoda. Je vhodná pro práce, které nebudou později předloženy k posouzení. K tomu je třeba provést následující:

1. Vytiskněte a složte listy v pořadí;
2. Pomocí děrovačky vytvořte malé otvory;
3. Provlékněte nit otvory tak, aby na přední straně byl prostor pro uzel;
4. Z vyšívacího listu vystřihněte malý arch a nalepte ho na uzel tak, aby konce nitě vyčnívaly zespodu.

Ve třech jamkách

Nejprve si označte umístění potřebných otvorů, nejlépe uprostřed, pokud není uvedeno jinak. Otvory by měly být rovnoměrně rozmístěny a podél levého okraje dokumentace. Poté proveďte následující:

1. Jehlou udělejte dírku uprostřed levé strany listu tak, aby jehla vcházela ze zadní strany a vycházela ze strany přední.
2. Proveďte druhý vpich. Jehla musí vstoupit zepředu a vyjít zezadu.
3. Udělejte třetí dírku. Jehla by měla vcházet ze zadní strany a vycházet ze přední strany.
4. Provlékněte jehlu znovu první dírkou a zavažte uzel, přičemž nechte konec dlouhý asi 7 cm.
5. Vložte list s firmwarem.
6. Upsat.

Ve čtyřech jamkách

Často vyžadují šití do více než 3 otvorů. Vyvstává otázka, jak šít pouzdra nitěmi do 4 otvorů. Postup, pokud potřebujete zjistit, jak šít pouzdra do 4 otvorů, je následující:

1. Vytvořte dírky jehlou;
2. Vpíchněte jehlu z rubové strany dírkou číslo dvě;
3. Provlékněte nitě prvním otvorem vpravo;
4. Poté jehla vstoupí do dvou otvorů vpravo;
5. Pak jehla vstoupí do třetí dírky zprava;
6. Poté dojde k přechodu na levý protokol;
7. Pokračujeme k třetí jamce;
8. Je nutné vytvořit výstup na zadní straně a zajistit jej uzlem.

V pěti jamkách

Tato metoda se používá zřídka. Obvykle jsou potřeba 3–4 otvory. Zvýšení počtu na 5 otvorů naznačuje, že taková dokumentace je velmi důležitá a vyžaduje striktní reporting.

Algoritmus pro navlékání nitě do jehly závisí na čísle dírky:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Posledním krokem je zajištění nitě uzlem.

Funkce blikání dokumentů: užitečné tipy

Než začnete pracovat na sešívání dokumentů, musíte se seznámit se všemi pravidly a jemnostmi a také si prostudovat standardní požadavky pro tento postup. Certifikační list se lepí na uzel a nit pomocí lepicí tyčinky nebo PVA lepidla. Poté se na list umístí podpis vedoucího instituce, datum sešívání a pečeť podniku.

Existuje také obrovské množství různé dokumentace, kterou je třeba svázat. Patří sem fotografie, výkresy a diagramy. Takové dokumenty zabírají celou plochu listu, a proto by měly být na zadní straně očíslovány. V případě map a výkresů se používají dva listy A4, ale číslují se stejným číslem a každý použitý list je uveden v poznámce.

Jak číslovat listy

Než začnete číslovat listy, musíte si prostudovat několik podmínek:

• Číslování začíná od jedné arabskými číslicemi;
• Pokud je obálka s dopisy, očísluje se nejprve samotná obálka a poté všechny ostatní přiložené papíry;
• Pokud jsou k dokumentaci přiloženy další dokumenty, které již mají čísla, je stále třeba je označit v pořadí;
• Čísla listů musí být umístěna v pravém horním rohu každého listu, aniž by byl poškozen text dokumentu;
• Číslování se u inventáře nevyžaduje;

• Listy nestandardního formátu musí být rozložené a teprve poté očíslované v pravém horním rohu;
• V případě map a výkresů se používají dva listy A4, ale jsou očíslovány stejným číslem a každý použitý list je uveden v poznámkách;
• Pokud jsou fotografie a certifikáty nalepeny pouze na jedné straně, číslují se samostatně.

Jak certifikovat sešitý dokument

Po dokončení postupu by měl být proveden osvědčovací nápis. Měl by být vyhotoven na samostatném listu a umístěn na poslední list již připravených dokumentů. Nápis by měl obsahovat počet všech očíslovaných stránek, které byly sešity, a také popis stavu dokumentů, případných skvrn nebo roztržených listů. Nápis podepisuje a ověřuje vedoucí organizace s uvedením své funkce a dešifrováním podpisu.

Certifikační nápis by měl být nalepen kvalitním lepidlem, aby zůstal spolehlivý i po delší době. Vyžaduje se také pečeť, která by měla zachytit nejen nápis, ale i část listu dokumentu.

Regulační akty týkající se blikání dokumentů

V některých případech, například pokud existují doplňky, je povoleno použít číslování písmeny. Je důležité si uvědomit, že čísla se umisťují v pravém horním rohu. Podle klasické metody se listy upevňují nití, pokud se jedná o malý objem papírů. V této metodě se používá děrovačka nebo jehla.

Samolepku důvěry nelze lepit samolepicím materiálem a silikátovým lepidlem nebo lepidlem v tyčince. Kromě těchto doporučení existuje řada dalších oborových předpisů, které stanoví pravidla pro sešívání obchodních dokumentů.

Takže jsme se zamysleli nad tím, jak správně šít složky ručně jehlou a nití a šít listy se 4 a více otvory. Naučit se šít složky a další dokumenty skrytými stehy není těžké.